Dawid-Czechowicz-autor-bloga-bogatystudent.pl

Studia, firma, blog, angielski, kursy, basen, ćwiczenia, książki, znajomi, perkusja, zakupy, jedzenie, odpoczynek, sen… Przez ostatnie 5 lat przetestowałem kilka metod jak to wszystko ogarnąć i z roku na rok jest coraz lepiej. Każdy z nas ma dużo na głowie, a szczerze podziwiam ludzi, którzy potrafią zająć się na maxa tylko jednym. Ja wciąż mam z tym problem i czasem biorę za dużo na siebie. Na szczęście już coraz lepiej mi wychodzi mówienie pewnym sprawom NIE. Dzięki temu mogę zainwestować czas w to, co naprawdę chcę robić.

Jak to było kiedyś

Pamiętam, jak w liceum robiłem sobie listy rzeczy, które muszę wykonać. Nie rozpisywałem tego na żadne konkretne terminy ani nie zastanawiałem się co jest najważniejsze. Po prostu patrzyłem na listę i wybierałem to, na co akurat miałem czas. A jak pojawiało się coś nowego to dopisywałem jako kolejne zadanie. Później tych rzeczy było coraz więcej, a ja nie wyrabiałem się ze wszystkim. W końcu kupiłem kalendarz i zacząłem codziennie zapisywać co załatwię dziś w wolnym czasie. Oczywiście nijak przełożyło się to na efekty. Równie dobrze mogłem dopisywać godziny do poprzedniej listy zadań i wyszłoby na to samo.

Przełom nastąpił jak wyjechałem na studia. Wtedy naprawdę pojawiło się dużo na głowie. Jestem dość aktywny i lubię robić nowe rzeczy. Oprócz uczelni angażowałem się w projekty pozaakademickie, grałem na perkusji, koncertowałem z moim zespołem, prowadziłem audycję w radio, a kilka miesięcy później otworzyłem własny biznes z automatami vendingowymi (Zielony Maluch) co finalnie zajęło zdecydowaną większość mojego dnia. Firmę rozkręcałem z bratem i wtedy wspólnie zauważyliśmy, że jesteśmy jak taki „człowiek orkiestra”. Codziennie w biegu od rana do nocy. I wtedy mój brat wpadł na super pomysł. Stworzył formuły w Excelu, w których wpisywaliśmy o której godzinie wstajemy, o której idziemy spać, i ile czasu na co poświęcamy. Mój przykładowy miesiąc wyglądał tak:

zarządzanie-czasem-przykładowy-miesiac

Po kilku tygodniach prowadzenia tego Excela przeanalizowałem liczby. Dwa pierwsze wnioski jakie mi się nasunęły, to że spałem strasznie nieregularnie i średnio kilka godzin dziennie traciłem na pierdoły. Faktycznie, chodziłem spać i wstawałem o bardzo różnych porach. Zacząłem więc czytać o zdrowym śnie i natrafiłem w sieci na coś takiego jak sen polifazowy. Nie jest to artykuł o tym, dlatego dla zainteresowanych podaję przykładowy link z odnośnikiem: (http://senpolifazowy.pl/).

Mniej więcej w tym samym okresie zacząłem czytać książkę, którą dostałem na urodziny od brata. Jest to jedna z najlepszych pozycji jaką kiedykolwiek przerabiałem. Stephen R. Covey „7 nawyków skutecznego działania”. Nawyk 3 zatytułowany jest „Rób najpierw to co najważniejsze” i autor dokładnie opisuje cztery generacje zarządzania czasem, macierz Eisenhowera oraz przykładowy rozkład tygodniowego kalendarza. Postanowiłem przetestować na sobie rady Covey’a. Na początek rozpisałem wszystkie sprawy, którymi zajmuję się w ciągu dnia i przydzieliłem je do poniższej tabeli:zarządzanie-czasem-rzeczy-pilne-wazne-niewazne-niepilneJak się okazało, zdecydowana większość moich codziennych aktywności pasowała do ćwiartki „pilne i ważne”. Covey mówi, że dopóki koncentrujesz się głównie na tej ćwiartce, będzie się ona wciąż powiększać. Finalnie od rana do nocy jesteś zaganiany i „gasisz pożary” – u mnie właśnie tak było. Dlatego zacząłem stosować się do porad Covey’a i próbowałem więcej czasu spędzać w ćwiartce „niepilne i ważne”.

Kupiłem kalendarz z podziałem tygodniowym i napisałem w notatniku jakie role pełnię (student, przedsiębiorca, perkusista, przyjaciel, syn, brat, itp.). Następnie co niedzielę rozpisywałem zadania na kolejny tydzień do każdej roli, a później przydzielałem je do poszczególnych dni tygodnia. Prowadziłem taki system przez kilkanaście miesięcy i po części dalej z niego korzystam. Niestety wciąż łapałem się na tym, że gdy pojawiła się nagła i pilna sprawa to odrywałem się od ważnych rzeczy. Dla przykładu – uczyłem się angielskiego, a jak zadzwonił jakikolwiek telefon to odcinałem się od nauki i przez 30 minut prowadziłem rozmowę, która spokojnie mogła poczekać do wieczora. Teraz staram się już tak nie robić.

Kolejnym fajnym elementem, który wdrożyłem do kalendarza jest zarezerwowanie stałych godzin na czynności „ważne i niepilne”. W moim przypadku przez pewien okres wyglądało to tak:

jak-planować-czas-biała-tablica

Jak prowadzę kalendarz obecnie

W październiku 2016 ukończyłem program Kompendium MBA w Quest Change Managers. Na jednych z zajęć przerabialiśmy temat zarządzania czasem. Tam przede wszystkim poznałem metodę 60-20-20, zobaczyłem jak przydatne jest delegowanie zadań i zastosowanie zasady Pareto.

Metoda 60-20-20 polega na tym, żeby w ciągu całego dnia nie zablokować sobie więcej niż 60% czasu. Mogą to być umówione spotkania lub ważne zadania do wykonania. 20% czasu w tym dniu pochłoną wydarzenia nieprzewidziane, które przyjdą z zewnątrz. Natomiast drugie 20% czasu zajmą tematy spontaniczne, które sami sobie wymyślimy w tym dniu.

Przy planowaniu czasu również świetnie sprawdza się zasada Pareto. Badania dowodzą, że istnieje 20% czynności, które dają 80% rezultatów. Cała sztuczka polega na podejmowaniu decyzji, myśląc w kategoriach efektów końcowych. Staram się więc pracować według zasady 20/80 i planując swój czas, najpierw zastanawiam się jakie działania mogą dać naprawdę duże wyniki. Wydaje się to łatwe, ale w praktyce wcale takie nie jest. Jeśli chcesz zgłębić wiedzę na ten temat, serdecznie polecam książkę „Menedżer 80/20” Richarda Kocha.

Ostatecznie mój kalendarz i system zarządzania czasem ewoluował w grudniu 2016r. Przyjrzałem się jeszcze raz wszystkim metodom, które dotychczas stosowałem i wybrałem te, które w moim przypadku się sprawdzają. Dodatkowo zauważyłem, że w standardowych kalendarzach są niepotrzebne mi elementy. Przykładowo na każdej stronie jest godzina wschodu i zachodu słońca, znak zodiaku, czy ilość pozostałych dni do końca roku – nigdy z tego nie korzystałem. Brakowało za to miejsca na notatki albo pola na wpisanie urodzin moich znajomych.

I właśnie wtedy zaprojektowałem swój własny organizer. Pierwsze strony przeznaczyłem na wypisanie noworocznych celów, następnie rozplanowanie ich na miesiące, jest też tygodniowa i dzienna lista zadań oraz notatnik i cytat na każdy dzień. Cały kalendarz przygotowałem w Wordzie, wydrukowałem w drukarni i dokupiłem skórzaną oprawkę. Dodatkowo wszystko oprócz cytatów jest po angielsku, żebym mógł utrwalać słówka. Przykładowa strona wygląda tak:

zarządzanie-czasem-kalendarz-Dawid-Czechowicz

Cały kalendarz na 2018 rok wraz z omówieniem udostępniam w PDFie. Jest już gotowy i możesz pobrać go tutaj: POBIERZ KALENDARZ

Podsumowanie

Teraz na planowanie czasu patrzę z większej perspektywy niż tylko jeden dzień. Najpierw układam wizję na najbliższe lata, potem wyznaczam cele na kolejne miesiące, a dopiero później planuję tygodnie i dni. Jednocześnie z góry akceptuję, że mogę nie zrealizować planu idealnie w 100% tak jak sobie założyłem.

Na koniec kilka zasad, jakimi się kieruję:

  • noworoczne cele rozpisuję na miesiące
  • najpierw wyznaczam zadania na cały tydzień, a później na poszczególne dni
  • najważniejsze sprawy ustalam na poniedziałek rano
  • jeśli jest taka możliwość, deleguję proste zadania, żebym mógł skupić się na sprawach ważnych
  • staram się stosować metodę 60-20-20 i zasadę Pareto 20/80
  • codziennie określam, które zadanie jest najważniejsze i w miarę możliwości od niego zaczynam
  • czego nie zrobię dziś, zapisuję na następny dzień – nie odwlekam w nieskończoność
  • rezerwuję sobie stałe godziny w ciągu tygodnia na czynności „ważne i niepilne”
  • w każdym tygodniu mam czas dla przyjaciół, znajomych i rodziny
  • organizuję godzinę tygodniowo tylko dla siebie
  • pływam dwa razy w tygodniu i wykonuję ćwiczenia rozciągające trzy razy w tygodniu
  • codziennie inwestuję około 1godz. na edukację/książki/kursy/naukę angielskiego
  • śpię o stałej porze i wielokrotność 1,5 godziny (od 23:00 do ok. 5:10)
  • wyłączam laptopa minimum godzinę przed snem
  • jem regularnie i zdrowo – ograniczam słodycze
  • jestem otwarty na spontaniczne sytuacje, które mogą wnieść coś dobrego
  • staram się pracować poza domem, w dobrze oświetlonym pomieszczeniu
  • podczas pracy nie włączam portali social media
  • na tablicy Facebooka widzę tylko wiadomości z kraju i ze świata
  • nie pracuję w niedziele

PS Z myślą o przedsiębiorczych studentach założyliśmy zamkniętą grupę na facebooku, na której jest już ponad 6500 osób. Służymy tam radą każdemu, kto chce rozwijać swój biznes i karierę. Dołącz do nas: LINK DO GRUPY

Dawid 

Te artykuły mogą Cię zainteresować:

Dodaj komentarz

avatar