Wirtualne Biuro - co to jest

Wirtualne biuro – Jak powstało i kto to wymyślił?

Wirtualne Biuro jest usługą, która całkiem niedawno pojawiła się na rynku. Koncepcja stworzenia wirtualnego adresu pojawiła się w roku 1994, a osobą, która chciała ułatwić działalność wielu przedsiębiorcom w zakresie administracji był Ralph Gregory. Jako inwestor venture capital, Ralph nie potrzebował na co dzień profesjonalnej powierzchni biurowej. Większość czasu spędzał podróżując lub pracując z domu. Kiedy opracował dla swojej sekretarki sposób, aby płynnie przekazywała mu swoje rozmowy telefoniczne gdziekolwiek się znajdował, zdał sobie sprawę, że wielu innych specjalistów skorzystałoby z podobnego systemu pracy

Doświadczenie doprowadziło Ralpha do uruchomienia zupełnie nowej branży – wirtualnego biura. W 1995 założył Intelligent Office, który istnieje do dziś i zapewnia klientom prestiżowy adres firmy, usługi pocztowe, przestrzeń spotkań i usługi wirtualnej recepcji. Bogate doświadczenie Ralpha w różnych branżach i rynkach było cenne niczym kamień węgielny we wczesnych dniach Inteligentnego Biura i miało wpływ na jego obecny sukces. Dziś Ralph jest właścicielem wież radiowych, brokerem w handlu łódkami i partnerem kapitałowym w elektrowni Michigan.

Wirtualne Biuro – Co to jest i jak działa?

Wirtualne biuro to dość nowy i dla wielu nieznany termin. Jest tak naprawdę innowacyjnym rozwiązaniem administracyjnym, którego szukają firmy i freelancerzy. Wynajem wirtualnego biura, oprócz zyskania fizycznego adresu do rejestracji firmy łączy się z wieloma innymi usługami takimi jak:

  • odbiór oraz wysyłka skanów korespondencji, 
  • odbiór i przekierowywanie telefonów, faksów oraz maili, 
  • obsługę poczty elektronicznej
  • pomoc w skompletowaniu wszelkich dokumentów oraz zezwoleń, 
  • usługi księgowe i prawne
  • przechowywanie i archiwizacja dokumentów. 
  • wynajem sal na spotkania biznesowe, podpisywanie umów czy wszelkie fizyczne rozmowy z kontrahentami.
sekretarka w wirtualnym biurze obsługuje korespondencję

Po co komu wirtualne biuro?

Wielu z was zapewne zadaje sobie to pytanie. Otwierając swoją jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę kapitałową (np. sp. z o.o.), zawsze potrzebujemy do rejestracji konkretny adres siedziby firmy. Niekiedy nasze miejsce zamieszkania wizerunkowo nie nadaje się na siedzibę i co wtedy? W takiej sytuacji przychodzi adres wirtualny, czyli usługa, dzięki której ktoś inny udostępnia nam swój fizyczny adres, a sekretariat zajmie się przekierowywaniem połączeń, maili i faksów. 

Jak założyć spółkę z o.o – tutaj znajdziesz więcej o zaletach i kosztach spółki z o.o.

To pierwsza główna korzyść, ponieważ zwykle z taką usługą wiążę się więcej udogodnień. Wirtualne biura mają też pakiety, w ramach których udostępniają nam fizyczną przestrzeń – po prostu korzystamy na zamówienie, kiedy przestrzeń biurowa jest nam potrzebna np. na spotkania biznesowe.

Wirtualne biuro dla Freelancerów i osób pracujących zdalnie

W większości przypadków prowadząc firmę nie potrzebujemy wynajmować dodatkowego biura. Dotyczy to osób pracujących zdalnie, z domu i przedsiębiorców działających w terenie. Kiedy pracujemy jako freelancer to ani 50 metrowy lokal, ani własny sekretariat w miejscu naszej pracy nie jest nam potrzebny. Jednak fizyczny adres do korespondencji i  zarejestrowania firmy jest już potrzebny. Wynajem wirtualnego biura pozwala zniwelować wszystkie problemy freelancera lub osoby pracującej zdalnie. 

Wirtualne biuro zadba o naszą prywatność i prestiż 

Adres wirtualny daje nam dodatkowo szansę zachowania jak największej prywatności. Nie musimy podawać swoich danych, a tym bardziej rejestrować naszej działalności na prywatny adres domowy. Wirtualne biuro dba o naszą anonimowość i ochronę naszych danych. Oprócz tego niwelowane są wszelkie koszty z prowadzeniem i utrzymaniem biura (czynsz, opłaty i media).

Wynajem takiej usługi pozwala nam również podnieść prestiż naszej firmy. Zazwyczaj wirtualne biura to reprezentatywne miejsca, które będą także widnieć jako nasze główne biuro. Wizerunek i odbiór firmy od razu staje się profesjonalny. Firmy oferujące usługi wirtualnych adresów często są powiązane z przestrzenią coworkingową. W ramach usługi możemy otrzymać miejsce na wszelkie spotkania i rozmowy biznesowe, a także organizować szkolenia czy konferencje.

Co to jest coworking? – tutaj przeczytasz więcej o tym jak działa przestrzeń coworkingowa

Wirtualne dobre dla obcokrajowców

Wirtualne biuro jest bardzo korzystnym rozwiązaniem nie tylko dla osób pracujących zdalnie ale również cudzoziemców. Są to Usługa pomoże obcokrajowcom prowadzącym działalność gospodarczą i tym co chcą ją dopiero założyć rozpocząć. Pracownicy takiego biura są w stanie pomóc przy rejestracji firmy, czy legalizacji pobytu i pracy w Polsce – czyli m.in. przygotowanie wszelkiej dokumentacji, wniosków i załączników, prowadzenie rozmów z urzędami, znajomość prawa, terminów urzędowych oraz praktyki pracy. Pomoc we wszelkich sprawach urzędowych oraz legalizacji pobytu i pracy są w stanie znacznie ułatwić osobom na obczyźnie wiele trudnych obowiązków. Jeśli przyjeżdżasz do nowego kraju i nie masz własnego mieszkania, to gdzie zarejestrujesz firmę?

Ukraińcy mogą zarejestrować firmę w wirtualnym biurze

Ile kosztuje wynajem wirtualnego biura?

Koszty wynajmu wirtualnego biura są bardzo zróżnicowane, w zależności od miasta, siedziby biura, a także pakietu. Im więcej dodatkowych usług dobierzemy, tym cena wzrasta. Na ostateczny koszt miesięczny wynajmu mocno wpływa lokalizacja. Im bardziej prestiżowe i profesjonalne miejsce, tym drożej. Musimy zdecydować czy ważniejszy dla nas jest konkretny adres, dzięki któremu zrobimy wrażenie na kontrahentach i klientach, czy też zależy nam na niższej cenie i dodatkowych usługach.

Ceny wynajmu wirtualnego biura wahają się od kilkudziesięciu, do nawet kilkuset złotych miesięcznie. Głównym punktem, który decyduje o ostatecznej kwocie do zapłaty jest pakiet usług, który wybieramy. Najtańsza opcja obejmuje wynajem samego adresu do rejestracji i korespondencji, a także w niektórych przypadkach obsługę firmowego numeru telefonu. Taki zestaw w największych miastach Polski przy podpisaniu umowy na dłuższy okres wynosi ok. 40 zł miesięcznie. Dodatkowe usługi takie jak skanowanie korespondencji, powiadomienie o otrzymanych przesyłkach drogą mailową, rabaty na porady prawnicze, darmowe godziny wynajmu sali konferencyjnej czy prywatny numer telefonu dla firmy z przekierowaniem na prywatny numer klienta są w stanie znacząco podnieść cenę pakietu. Jeśli zależny nam na pełnej obsłudze przez wirtualne biuro i obszernych zestawach usług musimy liczyć się z ceną zaczynającą się od 70 zł i sięgającą nawet 300 zł miesięcznie.

Ceny wynajmu wirtualnego biura w zależności od pakietu oraz lokalizacji są w stanie znacząco się różnić. Pamiętajmy, że docelowo wirtualny adres i tak pozwala nam zredukować koszta, które ponieślibyśmy przy prowadzeniu własnego fizycznego biura.

Wirtualne biuro – wady i zalety

Masa plusów, które otrzymujemy przy wynajęciu usługi wiąże się również z kilkoma minusami. Przed podjęciem decyzji każdy z nas powinien zastanowić się i przeanalizować czy jest w stanie przyjąć ewentualne zagrożenia i minusy, które idą w parze przy współpracy z wirtualnym biurem.

Zalety wirtualnego adresu dla firmy:

  • Prestiżowa lokalizacja – decydując się na wynajem biura z lokalizacją
    w renomowanym miejscu, automatycznie podnoszony jest prestiż i wizerunek naszej firmy. Działalność postrzegana jest jako zaufana oraz profesjonalna. 
  • Anonimowość i prywatność – ewentualne kontrole z urzędów np. skarbowego nie będą nachodzić nas w domu.
  • Optymalizacja kosztów – nieporównywalnie niska cena, pozwala nam zaoszczędzić pieniądze, które musielibyśmy przeznaczyć na wynajem lokalu i jego wyposażenie
  • Brak pracowników – nie musimy martwić się co będzie jak nasza sekretarka zachoruje i szukać zastępstwa. Mamy pewność, że w danych godzinach zawsze ktoś tam będzie. Nie martwimy się o ich przeszkolenie oraz kompetencje, tym wszystkim zajmuje się biuro. W zależności od firmy, na którą się decydujemy, do naszej dyspozycji jest cały wachlarz usług dodatkowych, które możemy dobrać do wybranego przez nas pakietu. 
  • Obsługa korespondencji – Możesz zamawiać paczki do biura i masz pewność, że w ciągu dnia ktoś je odbierze. 
wirtualne biuro pomoże w obsłudze paczek i listów

Wady wirtualnego adresu dla firmy:

  • Bezpieczeństwo danych i przepływ informacji to kwestia warta zastanowienia. Na co dzień nie ma nas w wirtualnym biurze, a niektórzy nie odwiedzają go prawie wcale. Jesteśmy zdani na często obce i zmieniające się osoby pracujące w wirtualnym biurze. Nie mamy nad tym kontroli, kto przyjmuje i odbiera korespondencję. Jeśli pracownik zapomni nas powiadomić o czymś ważnym i pilnym, to potencjalnie możemy mieć z tego tytułu duże problemy.
  • Kolejnym minusem mogą okazać się ściśle określone godziny pracy biura. Dla osób pracujących jako freelancerzy, którzy pracują o każdej porze dnia, może to być uciążliwe i problematyczne. Wirtualne biuro ma konkretny czas, w którym jest w stanie obsługiwać naszą firmę. Wszelkie maile, faksy czy inne wiadomości, które zostaną do nas wysłane, otrzymamy niestety z opóźnieniem.
  • Wadą wirtualnego biura może również okazać się jego niestabilność i niepewność. Adresu firmy w razie czego nie zmienimy w jednej chwili. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć czy trafimy na działalność, która nie zostanie zamknięta po kilku miesiącach współpracy. Firma może też działać na naszą niekorzyść lub niedostatecznie wypełniać swoje obowiązki. Każda zmiana siedziby firmy to dla nas niespodziewane koszty administracyjne.
  • Nieprofesjonalna obsługa naszych klientów może nadszarpnąć wizerunek firmy. Wynajmując wirtualne biuro powierzamy mu jednocześnie prestiż i image naszej marki. Nie jesteśmy w stanie zawsze przewidzieć czy przypadkiem nie trafimy na nieodpowiedzialne biuro. Aby uniknąć takich sytuacji, najlepszym sposobem jest sprawdzenie danej firmy. Analiza opinii, a także kontakt z aktualnymi i byłymi klientami może pozwolić nam na dogłębne poznanie prawdziwego wizerunku danego wirtualnego biura.

Co jest potrzebne, aby zarejestrować siedzibę firmy pod wirtualnym adresem?

Decydując się na rejestrację naszej siedziby pod wirtualnym adresem musimy pamiętać o kilku ważnych elementach. Przede wszystkim należy starannie i skrupulatnie wybrać konkretne wirtualne biuro, a także skontaktować się z jego poprzednimi i aktualnymi klientami. Musimy mieć pewność, że powierzamy siedzibę naszej firmy w dobre ręce. Następnie czeka nas organizacja wszystkich spraw urzędowych – rejestracja firmy w wirtualnym biurze nie różni się znacząco od procedury rejestracji działalności w tradycyjnym lokalu.

Rejestrując siedzibę musimy posiadać prawo do użytkowania lokalu, w którym będziemy prowadzić działalność (dotyczy to zarówno jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i spółek). Prawdo nie wymaga przedstawienia umowy najmu – obowiązuje zasada domniemania prawdziwości podanych przez nas informacji. Zawsze lepiej mieć umowę, ponieważ może to zaważyć o późniejszym zakwestionowaniu wysokości kosztów uzyskania przychodu. (jeśli nie mamy umowy, to może zachodzić nieodpłatne świadczenie usługi i tym samym zakwestionowanie kosztów uzyskania przychodu

Podczas współpracy z wirtualnym biurem możemy się natknąć na dwa rozwiązania. Albo podpisanie tradycyjnej umowy wynajmu powierzchni biurowej lub podpisanie umowy usługowej, w tym przypadku usługą jest oczywiście udostępnienie wirtualnego adresu. Większość wirtualnych biur oferuje też swoją pomoc w skompletowaniu wszelkich dokumentów.

Wirtualne biuro – czy to jest legalne?

Coraz to bardziej innowacyjne usługi wchodzące na rynek zmuszają prawo do ciągłych zmian. W przypadku wirtualnego biura na samym początku kwestie były bardzo sporne. Izby Skarbowe i Urzędy nie były przekonane do tego typu usług i nie chciały ich zaakceptować wydając negatywną opinię przy rejestracji. Takie sytuacje miały miejsce kilkukrotnie, przez co sprawą zajął się Naczelny Sąd Administracyjny (sprawa II FSK 3549/13) i okazał pełne poparcie dla wirtualnych biur. Dał szansę i gwarancję za takowe usługi, a także wyraził opinię, w której mowa jest o braku jasnych przepisów, które nakazują przedsiębiorcy do wskazania konkretnego numeru lokalu, a także potrzeby wykonywania w nim funkcji służbowych. Istotą sporu w sprawie była odmowa nadania spółce numeru identyfikacji podatkowej (NIP) ze względu na podany w zgłoszeniu identyfikacyjnym adres siedziby spółki.

Kolejnym tematem, który często jest poruszany w rozmowach z właścicielami wirtualnych biur to kwestia rejestracji spółki jako czynnego podatnika VAT. 

W celu eliminacji karuzel VAT i rejestracji spółek „na słupa” od stycznia 2017 roku zaostrzono procedurę rejestracyjną do VAT. Zanim zostaniesz uznany za podatnika VAT, możesz spodziewać się wizyty człowieka z US, który sprawdzi fizyczne miejsce wykonywania działalności. Tak też było w naszym przypadku. Spółka była zarejestrowana w wirtualnym biurze, ale mieliśmy 

też normalne biuro fizyczne w innej lokalizacji – zgłoszone jako miejsce wykonywania działalności. Księgowy nas poinformował, że pewnie ktoś wpadnie i faktycznie przyszedł człowiek z US. Zajrzał, powiedział coś w stylu ,,widzę, że jest biuro, siedzą ludzie, jest ok, do widzenia” 

U nas wszystko było ok, bo mamy też fizyczne biuro, ale w innym przypadku mogą być problemy.

Prawo jasno nie zabrania posiadania wirtualnego adresu przez kandydata do rejestracji VAT. Zgodnie z art. art. 96 ust. 4a przeciwwskazaniem może być;

  • podanie adresu i danych niezgodnych z prawdą,
  • podmiot nie istnieje,
  • brak kontaktu z pełnomocnikiem lub podmiotem,
  • niestawianie się przez podmiot lub pełnomocnika na wezwania urzędników.

Często jednak bywa, że naczelnik urzędu skarbowego odmawia rejestracji jako podatnika VAT, ponieważ pod wskazanym przez spółkę adresem nie ma możliwości wykonywania jakichkolwiek czynności dotyczących jej funkcjonowania i tym samym spółka podała dane niezgodne z prawdą. (Wyrok NSA z 13 listopada 2019 r., sygn. akt I FSK 1363/17)

Czy jest rozwiązanie? Decydując się na usługi wirtualnego biura najlepiej wybrać opcję, która nie ogranicza się tylko do adresu pocztowego. Jeśli faktycznie tam jest biuro, coworking, w którym ktoś pracuje, to wtedy jest to miejsce, gdzie teoretycznie i praktycznie można prowadzić działalność, organizować posiedzenia zarządu itd. 

Wirtualne biuro – lista adresów w największych miastach

Wynajem adresu na siedzibę firmy nie stanowi żadnego problemu. Praktycznie w każdym większym mieście znajdziemy po kilka miejsc, które mogą stać się naszym wirtualnym adresem. Coraz więcej wirtualnych biur można spotkać nie tylko w największych miastach Polski, ale również tych średnich, a nawet znacznie mniejszych niż Warszawa, Poznań czy Wrocław. Usługi te cieszą się coraz większą popularnością, popyt na nie rośnie, dzięki czemu możemy swobodnie wybierać pomiędzy ofertami wielu firm. 

Warszawa – wirtualne biura:

  • ul. Lindleya 16 – Biuro-Wirtualne
  • Plac Bankowy 2 – Tower Office
  • Nowy Świat 33 – Start Office
  • Ul. Senatorska 2 – Workin

Kraków – wirtualne biura:

  • Szlak 77/222 – Biuro 29
  • Rynek Główny 28 – Firmanarynku
  • Plac Wolnica 13 – mBiuro
  • Sołtysowska 12 – BusinessINN

Wrocław – wirtualne biura:

  • ul. Św. Jerzego 1A – Verdena
  • ul. Szpacza 18-20 – Fintaxis
  • Rynek 7 – Full Service Office
  • ul. Piłsudskiego 74 – Biuro 29

Łódź – wirtualne biura:

  • ul. Piotrkowska 121 – WOBC Łódź
  • Ul. Sienkiewicza 72 – Biuro Wirtualne
  • ul. Narutowicza 40/1 – Biuro 29
  • ul. Sienkiewicza 85/87 – Multibiura Łódź Manhattan

Trójmiasto – wirtualne biura:

  • aleja Zwycięstwa 241, Gdynia – TTbiuro
  • Plac Kaszubski 8, Gdynia – Strefa Biznesu
  • ul. I Armii Wojska Polskiego 10, Gdynia – mBiuro, Oddział wirtualnego biura w Gdyni
  • ul. Trzy Lipy 3, Gdańsk – Wirtualne Biuro GPNT

Poznań- wirtualne biura:

  • ol. Niepodległości 6 – Wirtualne Biuro
  • ul. 27 Grudnia – Ready Office
  • ul. Młyńska lub Poznańska – Five Biuro
  • ul. Święty Marcin 29/8 – Biuro 29

Rzeszów – wirtualne biura:

  • Sportowej 6/59 – Wirtualne Biuro Rzeszów
  • Tadeusza Rejtana 20 – Regatio
  • Reformackiej 6 – wBiuro
  • Poznańskiej 2c – Preinkubator Akademicki

Lublin – wirtualne biura:

  • ul. Fryderyka Chopina 41 – Wirtualne Biuro Smart
  • ul. Frezerów 3 – Inkubator Technologiczny, Wirtualne Biuro
  • ul. Tomasza Zana 43 – Grupa mBiuro
  • ul. Lipowa 4a – Business Link AIP DK-Med – biuro serwisowane

Katowice – wirtualne biura:

  • ul. Staromiejska 6 – Wirtualne Biuro Katowice
  • ul. Mickiewicza 29 – Usługa wirtualnego biura w Katowicach
  • ul. Sobieskiego 11 – mBiuro
  • ul. Krasińskiego 29 – Krasińskiego 29 Wirtualne Biuro w Katowicach.

Biorąc pod uwagę wszystkie wady i zalety korzystania z wirtualnego biura, a także wszystkie dodatkowe usługi, obszerne pakiety czy możliwość wyboru prestiżowej i dogodnej lokalizacji zdecydowanie można uznać wirtualne biura za godne uwagi. Usługa może być dla nas „pomocną dłonią” przy wszelkich sprawach urzędowych, a także pozwala profesjonalne ukazać się w oczach klienta. Wirtualne biuro będzie niezwykle przydatne dla wszystkich freelancerów, osób pracujących zdalnie i start-upów.

JULIAN

PS Z myślą o przedsiębiorczych osobach założyliśmy zamkniętą grupę na facebooku, na której jest już ponad 10.000 ludzi z całej Polski. Służymy tam radą każdemu, kto chce rozwijać swój biznes i karierę – możesz dołączyć klikając tutaj: LINK DO GRUPY

Te artykuły mogą Cię zainteresować:

Przypisy:

Poprzedni artykułKredyt hipoteczny – Jak dostać kredyt na mieszkanie i co warto wiedzieć?
Pierwszą styczność ze sprzedażą i biznesem miałem już w dzieciństwie. Jestem osobą, która nie ma problemu z generowaniem pomysłów, co bardzo przydaje mi się w branży kreatywnej. Drugą stroną tego medalu jest to, że czasem zabierałem się za kilka projektów naraz. Wiele z nich zostało skazanych na porażkę, ale kilka okazało się sukcesem. Dużo się w tym czasie nauczyłem, a o większości z nich możesz przeczytać na tym blogu. Ukończyłem studia na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie ze specjalnością Small Business i podyplomowy kierunek Social Media Manager na WSEI. Jestem także absolwentem uczelni ASBIRO. W ostatnich latach tworzyłem i wdrażałem złożone strategie działań w internecie obejmujących content marketing, kampanie webinarowe, ekosystem reklamowy Facebooka i marketing automation. Pomogły one wielu naszym Klientom wejść na wyższy poziom marketingu w takich branżach jak nieruchomości, szkolenia, FMCG, transport, rozrywka czy turystyka. Z chęcią występuję na konferencjach i szkoleniach organizowanych zwłaszcza przez przedsiębiorcze osoby z organizacji studenckich takich jak SF BCC czy AEGEE. Aktualnie skupiam się na rozwoju agencji social media Coconut Agency. Instagram: @julianpalka LinkedIn: Julian Pałka

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here