Najważniejsza zasada zarządzania czasem – Najważniejsze, żeby najważniejsze było najważniejsze
Studia, firma, blog, angielski, kursy, basen, ćwiczenia, książki, znajomi, perkusja, zakupy, jedzenie, odpoczynek, sen… Przez 5 lat testowałem kilka metod jak to wszystko ogarnąć i z roku na rok jest coraz lepiej. Każdy z nas ma dużo na głowie, a szczerze podziwiam ludzi, którzy potrafią zająć się na maxa tylko jednym. Ja wciąż mam z tym problem i czasem biorę za dużo na siebie. Na szczęście już coraz lepiej mi wychodzi mówienie pewnym sprawom NIE. Dzięki temu mogę zainwestować czas w to, co naprawdę chcę robić.
Złe planowanie czasu – Jakie błędy popełniałem
Pamiętam, jak w liceum robiłem sobie listy rzeczy, które muszę wykonać. Nie rozpisywałem tego na żadne konkretne terminy ani nie zastanawiałem się co jest najważniejsze. Po prostu patrzyłem na listę i wybierałem to, na co akurat miałem czas. A jak pojawiało się coś nowego to dopisywałem jako kolejne zadanie. Później tych rzeczy było coraz więcej, a ja nie wyrabiałem się ze wszystkim. W końcu kupiłem kalendarz i zacząłem codziennie zapisywać co załatwię dziś w wolnym czasie. Oczywiście nijak przełożyło się to na efekty. Równie dobrze mogłem dopisywać godziny do poprzedniej listy zadań i wyszłoby na to samo.
Moje pierwsze sposoby planowania czasu
Przełom nastąpił, jak wyjechałem na studia. Wtedy naprawdę pojawiło się dużo na głowie. Jestem dość aktywny i lubię robić nowe rzeczy. Oprócz uczelni angażowałem się w projekty pozaakademickie, grałem na perkusji, koncertowałem z moim zespołem, prowadziłem audycję w radio, a kilka miesięcy później otworzyłem własny biznes z automatami vendingowymi, co finalnie zajęło zdecydowaną większość mojego dnia.
Firmę rozkręcałem z bratem i wtedy wspólnie zauważyliśmy, że każdy z nas jest jak taki „człowiek orkiestra”. Codziennie w biegu od rana do nocy. I wtedy mój brat wpadł na super pomysł. Stworzył formuły w Excelu, w których wpisywaliśmy o której godzinie wstajemy, o której idziemy spać, i ile czasu na co poświęcamy. Mój przykładowy miesiąc wyglądał tak:
Po kilku tygodniach prowadzenia tego Excela przeanalizowałem liczby. Dwa pierwsze wnioski jakie mi się nasunęły, to że spałem strasznie nieregularnie i średnio kilka godzin dziennie traciłem na pierdoły. Faktycznie, chodziłem spać i wstawałem o bardzo różnych porach. Zacząłem więc czytać o zdrowym śnie i natrafiłem w sieci na coś takiego jak sen polifazowy. Nie jest to artykuł o tym, dlatego dla zainteresowanych podaję przykładowy link z odnośnikiem: (http://senpolifazowy.pl/).
Macierz Eisenhowera i zarządzanie czasem
Mniej więcej w tym samym okresie zacząłem czytać książkę, którą dostałem na urodziny od brata. Jest to jeden z najlepszych bestsellerów jaki kiedykolwiek przerabiałem. Stephen R. Covey „7 nawyków skutecznego działania”. Nawyk 3 zatytułowany jest „Rób najpierw to co najważniejsze” i autor dokładnie opisuje cztery generacje zarządzania czasem, macierz Eisenhowera oraz przykładowy rozkład tygodniowego kalendarza. Postanowiłem przetestować na sobie rady Covey’a. Na początek rozpisałem wszystkie sprawy, którymi zajmuję się w ciągu dnia i przydzieliłem je do poniższej tabeli:Jak się okazało, zdecydowana większość moich codziennych aktywności pasowała do ćwiartki „pilne i ważne”. Covey mówi, że dopóki koncentrujesz się głównie na tej ćwiartce, będzie się ona wciąż powiększać. Finalnie od rana do nocy jesteś zaganiany i „gasisz pożary” – u mnie właśnie tak było. Dlatego zacząłem stosować się do porad Covey’a i próbowałem więcej czasu spędzać w ćwiartce „niepilne i ważne”.
Planowanie czasu w kalendarzu
Kupiłem kalendarz z podziałem tygodniowym i napisałem w notatniku jakie role pełnię (student, przedsiębiorca, perkusista, przyjaciel, syn, brat, itp.). Następnie co niedzielę rozpisywałem zadania na kolejny tydzień do każdej roli, a później przydzielałem je do poszczególnych dni tygodnia. Prowadziłem taki system przez kilkanaście miesięcy i po części dalej z niego korzystam. Niestety wciąż łapałem się na tym, że gdy pojawiła się nagła i pilna sprawa to odrywałem się od ważnych rzeczy. Dla przykładu – uczyłem się angielskiego, a jak zadzwonił jakikolwiek telefon to odcinałem się od nauki i przez 30 minut prowadziłem rozmowę, która spokojnie mogła poczekać do wieczora. Teraz staram się już tak nie robić.
Kolejnym fajnym elementem, który wdrożyłem do kalendarza jest zarezerwowanie stałych godzin na czynności „ważne i niepilne”. W moim przypadku przez pewien okres wyglądało to tak:
Jak prowadzę kalendarz obecnie
W październiku 2016 ukończyłem program Kompendium MBA w Quest Change Managers. Na jednych z zajęć przerabialiśmy temat zarządzania czasem. Tam przede wszystkim poznałem metodę 60-20-20, zobaczyłem jak przydatne jest delegowanie zadań i zastosowanie zasady Pareto.
Metoda 60-20-20 polega na tym, żeby w ciągu całego dnia nie zablokować sobie więcej niż 60% czasu. Mogą to być umówione spotkania lub ważne zadania do wykonania. 20% czasu w tym dniu pochłoną wydarzenia nieprzewidziane, które przyjdą z zewnątrz. Natomiast drugie 20% czasu zajmą tematy spontaniczne, które sami sobie wymyślimy w tym dniu.
Przy planowaniu czasu również świetnie sprawdza się zasada Pareto. Badania dowodzą, że istnieje 20% czynności, które dają 80% rezultatów. Cała sztuczka polega na podejmowaniu decyzji, myśląc w kategoriach efektów końcowych. Staram się więc pracować według zasady 80/20 i planując swój czas, najpierw zastanawiam się jakie działania mogą dać naprawdę duże wyniki. Wydaje się to łatwe, ale w praktyce wcale takie nie jest. Jeśli chcesz zgłębić wiedzę na ten temat, serdecznie polecam książkę „Menedżer 80/20” Richarda Kocha.
Ostatecznie mój kalendarz i system zarządzania czasem ewoluował w grudniu 2016r. Przyjrzałem się jeszcze raz wszystkim metodom, które dotychczas stosowałem i wybrałem te, które w moim przypadku się sprawdzają. Dodatkowo zauważyłem, że w standardowych kalendarzach są niepotrzebne mi elementy. Przykładowo na każdej stronie jest godzina wschodu i zachodu słońca, znak zodiaku, czy ilość pozostałych dni do końca roku – nigdy z tego nie korzystałem. Brakowało za to miejsca na notatki albo pola na wpisanie urodzin moich znajomych.
I właśnie wtedy zaprojektowałem swój własny organizer. Pierwsze strony przeznaczyłem na wypisanie noworocznych celów, następnie rozplanowanie ich na miesiące, jest też tygodniowa i dzienna lista zadań oraz notatnik i cytat na każdy dzień. Cały kalendarz przygotowałem w Wordzie, wydrukowałem w drukarni i dokupiłem skórzaną oprawkę. Dodatkowo wszystko oprócz cytatów jest po angielsku, żebym mógł utrwalać słówka. Przykładowa strona wygląda tak:
Cały kalendarz na 2021 rok wraz z omówieniem udostępniam w PDFie. Możesz go pobrać TUTAJ >> POBIERZ KALENDARZ
Pracując z tym kalendarzem opieram się na idei 12-tygodniowego roku. Więcej na ten temat możesz poczytać później w artykule TUTAJ. Na bazie 12-tygodniowych celów, w każdą niedzielę planuję to, co chcę zrobić w danym tygodniu. Następnie każdy pojedynczy dzień planuję przed pójściem spać.
Kiedy planować dzień?
Z mojego doświadczenia wynika, że zawsze lepiej jest zaplanować kolejny dzień przed pójściem spać. Wiedząc, że mam coś do zrobienia w określonych godzinach następnego dnia, łatwiej jest mi budzić się o wyznaczonej porze. Wtedy wiem, że nie mogę pozwolić sobie na drzemki.
Bardzo dobrym i rzeczywiście skutecznym pomysłem jest umówić się z kimś z samego rana, np. żeby wspólnie pobiegać, albo pójść razem na basen. Wtedy z pobudką nie ma problemu. Zdecydowanie trudniej jest zdyscyplinować się samemu ze sobą.
Jak zaplanować efektywny dzień?
Przykładowa strona jednego dnia z mojego kalendarza wygląda tak:
Pierwsze co robię, to wpisuję stałe aktywności na dany dzień tygodnia. Te aktywności mam spisane w specjalnej tabeli na początku kalendarza. To jest np. basen we wtorek o 6:00 rano albo gra na perkusji w poniedziałek o 19:00.
Następnie zaznaczam spotkania, które mam umówione w odpowiednich godzinach. Przykładowy rozstaw dnia może wyglądać wtedy na przykład tak:
Kolejnym krokiem jest lista TO-DO. Po każdej niedzieli w kalendarzu jest specjalna kartka na zaplanowanie ważnych zadań do zrobienia w najbliższym tygodniu z podziałem na role. Każdego dnia sprawdzam tę kartkę i wybieram zadania jakie mogę wykonać w najbliższym dniu. Oczywiście dzienna lista TO-DO mogła być już w części uzupełniona w związku z wydarzeniami, jakie mogły mieć miejsce np. wczoraj lub kilka dni wcześniej, a których nie planowałem.
Ważną zmianą, którą niedawno wprowadziłem jest to, że pole na pierwsze zadanie w liście TO-DO jest wyróżnione. Chodzi o to, aby zapisać w nim rzeczywiście NAJWAŻNIEJSZE zadanie na dzisiejszy dzień. Dodatkowo, teraz na każdej kartce znajduje się mały, miesięczny kalendarz. To ułatwia pracę.
Jeśli jeszcze nie pobrałeś Kalendarza Przedsiębiorcy 2021 >> KLIKNIJ TUTAJ << aby go pobrać.
Po rozpisaniu zadań w rubryce Daily Task List pomyśl nad nią przez chwilę i zadaj sobie 3 pytania:
- Czy mogę czegoś nie robić?
Czy coś się wydarzy, jeśli nie zrobisz jakiegoś zadania? A może jakieś zadanie przepisujesz już od tygodnia na kolejny dzień i wciąż nic z nim nie robisz? Kiedyś słyszałem o pewnych badaniach, z których wynikało, że statystycznie nie wracamy do 80% archiwizowanych rzeczy. Oznacza to, że jeśli np. odłożyłeś notatki do teczki, żeby kiedyś je przejrzeć, to najprawdopodobniej nigdy tego nie zrobisz. - Czy mogę coś zautomatyzować?
Czy jest jakieś żmudne zadanie, które musisz wykonywać regularnie? Czy można zrobić tak, żeby nie poświęcać na nie czasu, a żeby samo się robiło? Spójrz na przykład na przelewy bankowe. Jeśli co miesiąc wykonujesz te same przelewy, na taką samą kwotę, do tych samych odbiorców, to może warto ustawić je w banku jako zaplanowane i nie zaprzątać sobie nimi więcej głowy? - Czy mogę coś delegować?
Pamiętaj, że nie wszystko musisz robić osobiście. Jeśli na przykład chcesz kupić książkę, a wiesz, że ktoś z Twoich domowników jedzie na zakupy do centrum, to przecież możesz poprosić o kupienie książki przy okazji. Tutaj ważny jest też sam sposób delegowania zadań i zależy on od tego, jakie to zadanie i komu się deleguje, jednocześnie nie jest to temat na dziś.
Po przeanalizowaniu listy TO-DO w taki sposób, przechodzimy do nadania priorytetów. Robię to za pomocą wpisania odpowiedniej litery w kolumnie ABD.
A – koniecznie do zrobienia dziś
B – dobrze byłoby zrobić dziś
D – oddelegowałem komuś i dzisiaj miał zrobić
C – do przemyślenia, jeszcze nie wiem, kiedy będę robił
Po wpisaniu liter dodaję do każdej cyfrę, która określa w jakiej kolejności będę wykonywał zadania. Zatem kartka jednego dnia wygląda np. tak:
Następnie co robię, to określam BLOKI CZASOWE.
BLOK CZASOWY STRATEGICZNY – to czas przeznaczony na najważniejsze zadania. Staram się go ustalać na początku dnia, żeby najpierw wykonywać zadania najważniejsze. W tym bloku czasowym wycisz telefon, nie sprawdzaj maila, facebooka, instagrama, ani nic co może Cię rozpraszać. To jest czas na wykonanie najważniejszych spraw. Blok strategiczny zazwyczaj trwa około 2-3 godziny.
BLOK BUFOROWY – w ciągu dnia powinny być dwa lub trzy takie bloki około 30 minutowe. Jest to czas na sprawdzenie maila, wykonanie telefonów, sprawdzenie portali SocialMedia, wiadomości, itp. Czyli wszystko to, co zazwyczaj rozprasza. Planując czas na takie rzeczy i rezygnując z nich podczas bloku strategicznego – efektywność wzrasta.
BLOK ODNOWY – to jest czas na odpoczynek. Każdego dnia powinien być czas na regenerację. Na basen, spacer, rower, książkę, spotkanie ze znajomymi albo inną przyjemność lub hobby.
No dobrze, w takim razie wpisujemy te zadania do odpowiednich bloków, czyli nasz dzień wygląda już tak:
Ostatni element to weryfikacja zrealizowania zadań. W kolumnie ze znakiem √ posługuję się czteroma znakami:
√ – wykonane
X – okazało się, że nie ma potrzeby tego robić
∙ – rozpoczęte, ale jeszcze nieskończone
→ – niewykonane i przeniesione na kolejny dzień
Po wstawieniu któregoś z tych czterech znaków wykreślam zadanie, a następnie po wykreśleniu wszystkich przekreślam całą listę.
Zauważ, że w ciągu całego dnia są jeszcze niezaplanowane luki. Ważne jest, żeby nigdy nie planować 100% czasu. Zawsze wydarza się coś nieprzewidzianego. Nierozsądne jest, żeby zakładać, że wszystko w ciągu dnia przebiegnie zgodnie z planem. Tak nie będzie. Natomiast dzięki pozostawionym wolnym lukom, nawet jeśli ten plan delikatnie się zachwieje to i tak nie zaburzy to drastycznie całego dnia.
To, że dużo robię, nie znaczy, że nie mam czasu
Stephen Covey powiedział, że:
„Nie chodzi o to, by nadawać priorytety temu, co masz w planie, ale by planować zgodnie z priorytetami”
Dzięki takiemu systemowi mam czas na efektywną pracę, przemyślenia, weekendowe wyjazdy ze znajomymi, perkusję, basen i wiele innych aktywności.
Serdecznie zapraszam Cię do korzystania z Kalendarza Przedsiębiorcy 2021 >> KLIKNIJ TUTAJ << aby go pobrać.
Podsumowanie – zarządzanie czasem w pigułce
Na planowanie czasu patrzę z większej perspektywy niż tylko jeden dzień. Najpierw układam wizję na najbliższe lata, potem wyznaczam cele na kolejne miesiące, a dopiero później planuję tygodnie i dni. Jednocześnie z góry akceptuję, że mogę nie zrealizować planu idealnie w 100%, tak jak sobie założyłem.
Na koniec kilka zasad, jakimi się kieruję:
- stosuję metodę 12-tygodniowego roku (TUTAJ SZCZEGÓŁY)
- noworoczne cele rozpisuję na miesiące
- najpierw wyznaczam zadania na cały tydzień, a później na poszczególne dni
- najważniejsze sprawy ustalam na poniedziałek rano
- jeśli jest taka możliwość, deleguję proste zadania, żebym mógł skupić się na sprawach ważnych
- staram się stosować metodę 60-20-20 i zasadę Pareto 20/80
- codziennie określam, które zadanie jest najważniejsze i w miarę możliwości od niego zaczynam
- czego nie zrobię dziś, zapisuję na następny dzień – nie odwlekam w nieskończoność
- rezerwuję sobie stałe godziny w ciągu tygodnia na czynności „ważne i niepilne”
- w każdym tygodniu mam czas dla przyjaciół, znajomych i rodziny
- organizuję godzinę tygodniowo tylko dla siebie
- pływam dwa razy w tygodniu i ćwiczę siłowo trzy razy w tygodniu
- codziennie inwestuję około 1 godz. na edukację/książki/kursy/naukę angielskiego
- śpię w stałych godzinach i wielokrotność 1,5 godziny
- wyłączam laptopa minimum godzinę przed snem
- jem regularnie i zdrowo – ograniczam słodycze
- jestem otwarty na spontaniczne sytuacje, które mogą wnieść coś dobrego
- staram się pracować poza domem, w dobrze oświetlonym pomieszczeniu
- podczas pracy nie włączam portali social media
- na tablicy Facebooka widzę tylko wiadomości z kraju i ze świata
- nie pracuję w niedziele
Wiele osób pisze do nas z pytaniem od czego zacząć, jaką firmę otworzyć i skąd wziąć pomysł.
Ponieważ my nigdy nie mieliśmy z tym problemu (mamy aż za dużo pomysłów i wszystkich nie zrealizujemy), postanowiliśmy stworzyć wielki spis zawierający 97 POMYSŁÓW NA BIZNES.
Są to pomysły, które spokojnie nadają się na pierwszą firmę i w większości nie wymagają dużych nakładów inwestycyjnych. Niektóre z nich sami mieliśmy przyjemność realizować, a część wisiała na naszych listach i czekała na realizację w przyszłości.
Być może Ty z któregoś skorzystasz?
Odbierz BEZPŁATNIE ebook 97 Pomysłów na Biznes klikając TUTAJ.
PS: Skutkiem ubocznym tej lektury będzie pobudzenie Twojego myślenia.
Dawid
Te artykuły mogą Cię zainteresować:
