Każdy dzień zaczyna się od pobudki. To niesamowite, że pozornie tak prosta czynność może przyswoić tak wiele trudności. A jednak, dla wielu osób obudzenie się rano nie jest takie proste.

Znam ludzi, którzy potrafią wstawać z łóżka przez godzinę od zadzwonienia pierwszego budzika. Sam miałem kiedyś taki okres, kiedy niestety bez kilku drzemek nie było opcji, żeby rozpocząć dzień. Dużo zmieniło się, gdy na pierwszym roku studiów otworzyłem z bratem sieć automatów vendingowych Zielony Maluch ze zdrową żywnością. Na początku nie było nas stać na zatrudnienie kierowcy, dlatego wszystkie przekąski dostarczaliśmy do automatów sami.

Część naszego asortymentu stanowiły świeże, jednodniowe kanapki i sałatki przygotowywane każdej nocy przez lokalną, krakowską piekarnię. Otworzyliśmy firmę 1 września 2014 roku i od tamtej pory niemal codziennie wstawałem około 5:00 rano, żeby dowieźć na czas świeży towar. Oczywiście nie były to wspaniałe poranki, ale wiedziałem, że świeże kanapki i sałatki musimy dostarczyć do automatów na czas.

Wyrobiłem w sobie nawyk wczesnego wstawania. Później dowiedziałem się, co to jest sen polifazowy i z czego wynika, że czasem budzimy się wypoczęci, a czasem bardzo zmęczeni. Mocno zgłębiłem się w ten temat, przetestowałem na sobie sporo metod i faktycznie efekty są zaskakujące. Wiem to również od moich znajomych, którzy praktykują sen polifazowy. Dzisiaj wciąż wstaję o 5:00 rano, mimo że już od dawna nie rozwożę przekąsek do automatów.

Poranki wyglądają zupełnie inaczej

Nie sądzę, że 5:00 rano jest idealną dla wszystkich godziną na pobudkę. Jednocześnie pewnego razu dotarło do mnie coś, co zmieniło moje podejście do wstawania, a co ma również zasadnicze znaczenie w przebiegu całego dnia.

Otóż:

„Nie o to chodzi, żeby wstawać jak najwcześniej rano, ale żeby wstawać razem z pierwszym budzikiem.”

Myślę, że każdemu zdarzyło się wcisnąć drzemkę i wrócić do łóżka. Ale jeszcze gorzej jest, kiedy wciśniesz drzemkę i wrócisz do łóżka z budzikiem w ręku… Wtedy do włączenia kolejnej drzemki nie musisz nawet wstawać. To jest najgorsze! W taki sposób spędzasz w łóżku dłużej niż planujesz.

Co zrobić, żeby to zmienić?

Jest to artykuł o planowaniu dnia, ale jeśli nie wstaniesz na czas, to cały plan się rozsypie. Dlatego sen jest bardzo ważnym elementem 24-godzinnej układanki.

Oto dwie podstawowe zasady, które uważam za najważniejsze:

1. Śpij wielokrotność 1,5 godziny

W wielkim skrócie, nasz sen składa się z dwóch faz: fazy głębokiego snu (NREM) która trwa około 80-100 minut i fazy płytkiego snu (REM), która trwa około 15 minut. Te dwie fazy stanowią jeden cykl, który trwa u każdego człowieka około 1,5 godziny. Cała sztuka polega na tym, aby wybudzić się w fazie płytkiego snu, a nie głębokiego – wtedy budzimy się wypoczęci.

2. Nie ustawiaj drzemki

Pozornie wydaje się, że „jeszcze 10 minut” coś polepszy. Niestety tak nie jest. Jeśli nie wstaniesz w trakcie fazy płytkiego snu, ponownie wejdziesz w fazę NREM i cały cykl rozpoczyna się od początku. Zauważyłem u siebie, że najlepiej sprawdza się, kiedy kładę budzik na drugim końcu pokoju, a obok niego szklankę wody z cytryną. Rano, jak dzwoni alarm, idę do niego i zanim go wyłączę, piję na raz szklankę wody Potem wyłączam budzik i od razu wychodzę z pokoju, żeby oddalić się od łóżka.

Generalnie w odniesieniu do snu jest jeszcze przynajmniej 8 rzeczy, o które warto zadbać, jednocześnie te dwie moim zdaniem są najważniejsze. Pozostałe to:

  • Zasypiaj i wstawaj zawsze o tej samej porze
  • Zrelaksuj się godzinę przed snem
  • Jedz zdrowe i regularne posiłki w ciągu dnia
  • Nie jedz nic 3 godziny przed snem
  • Przewietrz pokój przed snem
  • Zadbaj o odpowiedni dla Ciebie materac
  • Zadbaj o ciszę i ciemność w pokoju
  • Miej zaplanowany kolejny dzień przed pójściem spać

„No właśnie, a kiedy planować dzień?”

Z mojego doświadczenia wynika, że zawsze lepiej jest zaplanować kolejny dzień przed pójściem spać. Wiedząc, że mam coś do zrobienia w określonych godzinach następnego dnia, łatwiej jest mi budzić się o wyznaczonej porze. Wtedy wiem, że nie mogę pozwolić sobie na drzemki.

SYSTEM ZARZĄDZANIA CZASEM

Przez ponad 5 lat testowałem na sobie wiele metod i narzędzi do efektywnego planowania. Sprawdzałem co działa, a co nie i wybierałem te elementy, które przynosiły najlepsze rezultaty. W pewnym momencie pojawił się problem, ponieważ w klasycznych kalendarzach nie ma wyznaczonego miejsca np. na priorytetowe zadania tygodniowe i dzienne lub ważne notatki, albo datę urodzin znajomych. Za to na każdej stronie jest podana godzina wschodu i zachodu słońca, lub znak zodiaku, albo liczba dni pozostałych do końca roku, z których nigdy nie korzystałem.

Kiedy zobaczyłem, że standardowe kalendarze nie są przystosowane do mojego systemu zarządzania czasem, stwierdziłem, że zaprojektuję własny kalendarz.

Pierwsze strony przeznaczyłem na wypisanie noworocznych celów, następnie rozplanowanie ich na miesiące, jest też tygodniowa i dzienna lista zadań oraz notatnik i cytat na każdy dzień. Cały kalendarz przygotowałem w Wordzie, wydrukowałem w drukarni i dokupiłem skórzaną oprawkę. Dodatkowo wszystko oprócz cytatów jest po angielsku, żebym mógł utrwalać słówka.

W zeszłym roku opublikowałem na blogu plik PDF z kalendarzem do bezpłatnego pobrania. Pobrało go kilka tysięcy osób! W tym roku robię to samo. Dzielę się ze wszystkimi czytelnikami bloga BogatyStudent.pl autorskim Kalendarzem Przedsiębiorcy 2019.

kalendarz przesiębiorcy 2019

Cały kalendarz na rok 2019 wraz z omówieniem udostępniam Ci w PDFie. Możesz go pobrać TUTAJ >> Pobierz Kalendarz 

Pracując z tym kalendarzem opieram się na idei 12-tygodniowego roku. Więcej na ten temat możesz poczytać później w artykule TUTAJ. Na bazie 12-tygodniowych celów, w każdą niedzielę planuję to, co chcę zrobić w danym tygodniu. Następnie każdy pojedynczy dzień planuję przed pójściem spać.

Jak zaplanować efektywny dzień?

Przykładowa strona jednego dnia z kalendarza wygląda tak:

kalendarz przesiębiorcy 2019 kartka z kalendarza

Pierwsze co robię, to wpisuję stałe aktywności na dany dzień tygodnia. Te aktywności mam spisane w specjalnej tabeli na początku kalendarza. To jest np. basen we wtorek o 6:00 rano albo gra na perkusji w poniedziałek o 19:00.

Następnie zaznaczam spotkania, które mam umówione w odpowiednich godzinach. Przykładowy rozstaw dnia może wyglądać wtedy na przykład tak:

 

Kolejnym krokiem jest lista TO-DO. Po każdej niedzieli w kalendarzu jest specjalna kartka na zaplanowanie ważnych zadań do zrobienia w najbliższym tygodniu. Każdego dnia sprawdzam tę kartkę i wybieram zadania jakie mogę wykonać w najbliższym dniu. Oczywiście dzienna lista TO-DO mogła być już w części uzupełniona w związku z wydarzeniami, jakie mogły się wydarzyć np. wczoraj lub kilka dni wcześniej, a których nie planowałem. Ważną zmianą w edycji 2019 jest to, że pole na pierwsze zadanie w liście TO-DO jest wyróżnione. Chodzi o to, aby zapisać w nim NAJWAŻNIEJSZE zadanie na dzisiejszy dzień.

Jeśli jeszcze nie pobrałeś Kalendarza Przedsiębiorcy 2019 >> KLIKNIJ TUTAJ << aby go pobrać.  

Po rozpisaniu zadań w rubryce Daily Task List pomyśl nad nią przez chwilę i zadaj sobie 3 pytania:

  1. Czy mogę czegoś nie robić?
    Czy coś się wydarzy, jeśli nie zrobisz jakiegoś zadania? A może jakieś zadanie przepisujesz już od tygodnia na kolejny dzień i wciąż nic z nim nie robisz? Kiedyś słyszałem o pewnych badaniach, z których wynikało, że statystycznie nie wracamy do 80% archiwizowanych rzeczy. Oznacza to, że jeśli np. odłożyłeś notatki do teczki, żeby kiedyś je przejrzeć, to najprawdopodobniej nigdy tego nie zrobisz.
  2. Czy mogę coś zautomatyzować?
    Czy jest jakieś żmudne zadanie, które musisz wykonywać regularnie? Czy można zrobić tak, żeby nie poświęcać na nie czasu, a żeby samo się robiło? Spójrz na przykład na przelewy bankowe. Jeśli co miesiąc wykonujesz te same przelewy, na taką samą kwotę, do tych samych odbiorców, to może warto ustawić je w banku jako zaplanowane i nie zaprzątać sobie nimi więcej głowy?
  3. Czy mogę coś delegować?
    Pamiętaj, że nie wszystko musisz robić osobiście. Jeśli na przykład chcesz kupić książkę, a wiesz, że ktoś z Twoich domowników jedzie na zakupy do centrum, to przecież możesz poprosić o kupienie książki przy okazji. Tutaj ważny jest też sam sposób delegowania zadań i zależy on od tego, jakie to zadanie i komu się deleguje, jednocześnie nie jest to temat na dziś.  

Po przeanalizowaniu listy TO-DO w taki sposób, przechodzimy do nadania priorytetów. Robię to za pomocą wpisania odpowiedniej litery w kolumnie ABD.
A – koniecznie do zrobienia dziś
B – dobrze byłoby zrobić dziś
D – oddelegowałem komuś i dzisiaj miał zrobić
C – do przemyślenia, jeszcze nie wiem, kiedy będę robił

Po wpisaniu liter dodaję do każdej cyfrę, która określa w jakiej kolejności będę wykonywał zadania. Zatem kartka jednego dnia wygląda np. tak:

kalendarz przedsiębiorcy 2019 priorytety

 

Następnie co robię, to określam BLOKI CZASOWE.

BLOK CZASOWY STRATEGICZNY – to czas przeznaczony na najważniejsze zadania. Staram się go ustalać na początku dnia, żeby najpierw wykonywać zadania najważniejsze. W tym bloku czasowym wycisz telefon, nie sprawdzaj maila, facebooka, instagrama, ani nic co może Cię rozpraszać. To jest czas na wykonanie najważniejszych spraw. Blok strategiczny zazwyczaj trwa około 2-3 godziny.

BLOK BUFOROWY – w ciągu dnia powinny być dwa lub trzy takie bloki około 30 minutowe. Jest to czas na sprawdzenie maila, wykonanie telefonów, sprawdzenie portali SocialMedia, wiadomości, itp. Czyli wszystko to, co zazwyczaj rozprasza. Planując czas na takie rzeczy i rezygnując z nich podczas bloku strategicznego – efektywność wzrasta.

BLOK ODNOWY – to jest czas na odpoczynek. Każdego dnia powinien być czas na regenerację. Na basen, spacer, rower, książkę, spotkanie ze znajomymi albo inną przyjemność lub hobby.

No dobrze, w takim razie wpisujemy te zadania do odpowiednich bloków, czyli nasz dzień wygląda już tak:

Jak planować dzień

Ostatni element to weryfikacja zrealizowania zadań. W kolumnie ze znakiem √ posługuję się czteroma znakami:

 – wykonane

X  – okazało się, że nie ma potrzeby tego robić

 – rozpoczęte, ale jeszcze nieskończone

– niewykonane i przeniesione na kolejny dzień

Po wstawieniu któregoś z tych czterech znaków wykreślam zadanie, a następnie po wykreśleniu wszystkich przekreślam całą listę.

Kalendarz planowanie dnia

Zauważ, że w ciągu całego dnia są jeszcze niezaplanowane luki. Ważne jest, żeby nigdy nie planować 100% czasu. Zawsze wydarza się coś nieprzewidzianego. Nierozsądne jest, żeby zakładać, że wszystko w ciągu dnia przebiegnie zgodnie z planem. Tak nie będzie. Natomiast dzięki pozostawionym wolnym lukom, nawet jeśli ten plan delikatnie się zachwieje to i tak nie zaburzy to drastycznie całego dnia.

To, że dużo robię, nie znaczy, że nie mam czasu

Stephen Covey powiedział, że:

Nie chodzi o to, by nadawać priorytety temu, co masz w planie, ale by planować zgodnie z priorytetami

Dzięki takiemu systemowi mam czas na efektywną pracę, przemyślenia, weekendowe wyjazdy ze znajomymi, perkusję, basen i wiele innych aktywności.

Serdecznie zapraszam Cię do korzystania z Kalendarza Przedsiębiorcy 2019 >> KLIKNIJ TUTAJ << aby go pobrać. 


Dawid

PS Z myślą o przedsiębiorczych osobach założyliśmy zamkniętą grupę na Facebooku, w której jest już ponad 7200 osób z całej Polski. Służymy tam radą każdemu, kto chce rozwijać swój biznes i karierę – możesz dołączyć klikając tutaj: LINK DO GRUPY BogatyStudent.pl


Te artykuły mogą Cię zainteresować:

Poprzedni artykułJak zarabiać na Allegro?
Pierwszą firmę otworzyłem w wieku 20 lat. Założyłem sieć automatów vendingowych Zielony Maluch Sp. z o.o. ze zdrową żywnością. Chętnie uczestniczę w projektach biznesowych i społecznych, które krzepią przedsiębiorczość wśród młodych ludzi. Aktualnie jako autor i współzałożyciel mocno angażuję się w rozwój bloga BogatyStudent.pl. Jestem studentem Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie, a jednocześnie absolwentem Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie oraz programu kompendium MBA w QUEST Change Managers. Pasjonuję się wprowadzaniem w życie nowoczesnej wiedzy menedżerskiej, a także zarządzaniem strategicznym. Hobbistycznie od wielu lat gram na perkusji. Aktualnie rozwijam agencję marketingu internetowego - Coconut Agency.

Dodaj komentarz

avatar